Einsparziele übertroffen: Wie Kantar den Einkauf zum Leben erweckt

Inmitten einer globalen Pandemie und eines Eigentümerwechsels, bei dem die Private-Equity-Gesellschaft Bain Capital die Mehrheit an Kantar übernahm, hat das Kantar-Efficio-Team Einsparungen von ca. 60 % über dem ursprünglichen Ziel von 41 Mio. USD in den letzten 2 Jahren erreicht. All dies gelang ihnen, während sich der neue CPO, Stephen Day, in seine neue Rolle einlebte und dabei den Einkauf neugestaltete und das Team aufbaute.

Hintergrund

Kantar ist ein Unternehmen für Datenanalyse und Markenberatung. Nachdem der Medienriese WPP 60 % von Kantar an Bain Capital verkauft hatte, blieb der Einkauf bei WPP. Daher musste Kantar eine neue Einkaufsfunktion aufbauen, um Einsparungen zu erzielen und das Wachstum zu unterstützen.

Bain beauftragte Efficio mit der Durchführung einer Potenzialanalyse, der Unterstützung bei der Ausgliederung aus WPP und dem Start des Einkaufsprogramms durch eine ehrgeizige ganzheitliche Umgestaltung, um Einsparungen zu erzielen und die Funktion einzurichten.

Ergebnisse

In Zusammenarbeit mit Efficio erzielte Kantar:

• Kosteneinsparungen, die die Zielvorgaben um 60 % übertrafen
• Ein neu konzipiertes und vollständig implementiertes globales Einkaufsmodell, das auf einem zentral gesteuerten Category Management Framework basiert und alle Regionen und Abteilungen von Kantar abdeckt 
• Ein vielfältiges Einkaufsteam, das von drei auf 40 Mitarbeiter gewachsen ist – mit einer Geschlechterverteilung 50/50
• Bessere Übersicht über die Gesamtheit der Einkaufsprozesse und -daten dank der Einführung neuer Technologien, einschließlich der von Efficio entwickelten Technologieplattform eFlow

Herangehensweise

Efficio hat den Rahmen für das neue globale Einkaufsmodell mit der entsprechenden Strategie, Führung und Infrastruktur geschaffen. Um einen leistungsstarken Einkauf zum Leben zu erwecken, muss man jedoch unterschiedliche Sichtweisen berücksichtigen und eine Vielzahl von Mitarbeitern einstellen. Dabei konzentrierte man sich darauf, die richtigen Leute einzustellen, anstatt die Reihen überstürzt zu füllen. Das Team wuchs von drei auf 40 Mitarbeiter. Dabei lag die Geschlechterverteilung im Verhältnis 50:50 und zwei Auszubildende hatten einen Flüchtlingshintergrund.

Oberste Priorität war zudem die Einführung eines Kantar-weiten strategischen Einkaufsprozesses. Dieser soll die Nachfrage in allen Kantar-Abteilungen konsolidieren und die Beziehungen und Risiken der globalen Lieferbasis angemessen verwalten. Dies wurde erreicht, indem zunächst die vorhandenen Geschäftsdaten im Kontext der strategischen Prioritäten und Ziele von Kantar zusammengetragen wurden, um dann einen ganzheitlichen Überblick zu geben und eine Roadmap mit wertschöpfenden Möglichkeiten und Initiativen zur Beschaffungsentwicklung zu erstellen. Die damit zusammenhängenden Einkaufsprozesse wurden gestrafft, um die Zustimmung der Führungsebene einzubeziehen und sicherzustellen.

Kantar fehlte es zudem an Transparenz in zwei Schlüsselbereichen:

1. Zuvor hatte das Unternehmen nur eine unzureichende globale Lieferantensicht und daher kaum Kontrolle über die Ausgabendaten.
2. Es gab keinen zentralen Speicher für Einkaufsprojekte. Das bedeutete, dass es keine Kenntnisse über Einsparungen in einer Vielzahl von Warengruppen auf der ganzen Welt gab.

Kantar investierte in Technologien, darunter eFlow, unsere firmeneigene Technologie- und Wissensplattform, um diese Probleme zu bekämpfen. eFlow lieferte die notwendigen Einblicke in neue Lieferanten und ermöglichte Kantar einen Überblick über die Einhaltung der Ausgabenkriterien in allen Regionen, Abteilungen und Warengruppen.

Am wichtigsten für die Einkaufsteams ist die Fähigkeit, Einsparungen im gesamten Unternehmen zu erzielen. Das gemeinsame Team von "One Kantar" und Efficio hat sich dieser Herausforderung gestellt. Das Ziel bestand darin, einen glaubwürdigen Sparplan zu erstellen, der alle Beteiligten einbezog und jeden Einzelnen in die Lage versetzte, die erzielbaren Einsparungen und die potenzielle Höhe der jährlich wiederkehrenden Einsparungen zu verstehen.

Dies wurde durch die effiziente Kommunikation erreicht. "Ein wichtiger Teil der Gleichung ist, dass man in der Lage ist, sich mit der Finanzorganisation abzustimmen und ihnen die Mittel an die Hand zu geben, mit denen sie verstehen können, woher diese Einsparungen kommen", sagte Day.

Durch Transparenz und Zusammenarbeit in Verbindung mit intelligenter Technologie können Einkaufteams den Wert für die wichtigsten Stakeholder aufzeigen und einen Beitrag zum Gesamtbild der Finanzen leisten. Das richtige Storytelling ist der Schlüssel zur Akzeptanz im gesamten Unternehmen und zu einer sinnvollen Einbindung.

Herausforderungen

Kantar ist in 100 Ländern mit 25.000 Mitarbeitern tätig. Der Auftrag zur Transformation des Einkaufs umfasste Ausgaben in 25 Kernwarengruppen bei 28.000 Lieferanten in 100 Ländern. Neben der Pandemie erforderte die Durchführung dieser massiven Umstrukturierung viel Liebe zum Detail: die richtige Strategie, ein solider Implementierungsplan und eine ausgefeilte Technologie für eine angemessene Transparenz, Überwachung und Wartung.

Nachdem das neue globale Einkaufsmodell entworfen und unterzeichnet war, stellte Kantar zuerst ein Einkaufsteam aus zwei Mitarbeitern zusammen. Für Day war es äußerst wichtig, ein vielfältiges Team aufzubauen, das unterschiedliche Perspektiven berücksichtigt. Die Herausforderung bestand darin, das dezimierte Team schnell wieder aufzubauen und dabei gleichzeitig die richtigen Leute zu finden, anstatt einfach nur die Reihen zu füllen.