Aufstieg auf der Lernkurve: Einkaufstransformation eines führenden Bildungsverlags

Um Investoren im Vorfeld einer potentiellen Fusion den größtmöglichen Wert zu gewährleisten, wollte ein führender US-Bildungsverlag seine Kosten signifikant verringern – und das schnell. Obwohl das Unternehmen Zweifel an der Fähigkeit des Einkaufs hegte, Einsparungen zu erzielen und Mehrwert zu schaffen, übertraf Efficio sämtliche Erwartungen.

Der Anbieter von Bildungsinhalten, Technologie und Dienstleistungen hatte Pläne für eine Fusion mit einem Hauptkonkurrenten angekündigt. Als Vorbereitung auf die Fusion wurde Efficio damit beauftragt, sowohl Kosteneinsparungen umzusetzen als auch in der gesamten Organisation eine kostenbewusste Kultur zu etablieren. Allerdings handelte es sich um ein silobasiertes Unternehmen, das Veränderungen widerstrebte.

Trotz dieser Herausforderungen konnte Efficio durch eine Kombination aus rigoroser Analyse, engen Arbeitsbeziehungen zu Stakeholdern und Best Practice-Prozessen sowie -Tools eine Kostensenkung von 24 % in allen Kategorien erreichen und 6,7 Millionen $ an jährlichen Einsparungen für diesen Klienten erzielen. Neben diesen unmittelbaren, handfesten Ergebnissen veränderte das Team auch den unternehmensübergreifenden Zugang zum Einkauf, was die Grundlage für kontinuierliche Vorteile schuf.

Hintergrund

Dieser führende, weltweit tätige Verlag für digitale Lernplattformen und Online-Lehrbücher mit Hauptsitz in den USA beschäftigt rund 5.000 Mitarbeiter in beinahe 40 Ländern und verkauft seine Produkte in über 165 Länder. Im Vorfeld einer geplanten Fusion mit einem Hauptkonkurrenten wurde Efficio beauftragt, signifikante Kosteneinsparungspotenziale zu eruieren.  

Da das Unternehmen mittels Übernahmen gewachsen war, arbeiteten Geschäftseinheiten unabhängig voneinander und tauschten untereinander trotz zahlreicher Gemeinsamkeiten kaum Informationen oder Wissen aus. Ein kleines Einkaufsteam konzentrierte sich auf eine spezifische Warengruppe, die jedoch unternehmensweit nicht nutzbringend eingesetzt wurde.

Dementsprechend gab es weder einen standardisierten Einkaufsprozess noch Informationstransparenz – beispielsweise hinsichtlich Lieferanten, Tarifen oder spezifischen Servicepositionen. Jede Geschäftseinheit war selbst dafür verantwortlich, wie sie ihr Budget verwaltete und wofür sie es ausgab, und konzentrierte sich mehr auf die Beibehaltung bestehender Abläufe als auf Kostenmanagement. 

Wie es für die Verlagsbranche typisch ist, gab es bereits seit langer Zeit sehr viele Lieferanten – und Verträge – und widerstrebte den Geschäftseinheiten der Gedanke, zu potentiellen neuen Anbietern zu wechseln. Angesichts einer bevorstehenden Fusion waren sie sogar resistent gegen jegliche Änderungen, die zu einer Unterbrechung der Geschäftstätigkeit führen könnten. 

Da sie wenig Erfahrung mit strategischem Einkauf hatten, waren viele Beteiligte auch sehr skeptisch, dass der Einkauf einen Mehrwert für ihre Tätigkeit bringen könnte. Die Herausforderung für Efficio bestand darin, das Unternehmen davon zu überzeugen, dass die empfohlenen Veränderungen handfeste Vorteile mit sich bringen würden.

Herangehensweise 

Efficio führte eingangs eine Potenzialanalyse durch, aus der sich ein Einsparungspotenzial in der Höhe von 6,1 Millionen $ ergab. Gleichzeitig erkannte das Team, dass es seine Herangehensweise an die Einschränkungen des Unternehmens und an den Wunsch nach Kontinuität anpassen musste.

Um etablierten Lieferanten glaubwürdige Anreize dafür zu bieten, ihre Angebote zu verbessern (und ihnen die Dringlichkeit der Situation bewusst zu machen), entwickelte Efficio eine Reihe an Aufforderungen zur Angebotsabgabe (Requests for Proposals, RFP). Als Teil dessen wurde eine umfassende Datenerhebung bei mehreren etablierten Anbietern durchgeführt, um ihre eindeutigen Ist-Kosten festzulegen. Das führte zu einer brandneuen Taxonomie in Schlüsselkategorien, darunter über 8.000 während der letzten 12 Monate bezogene individuelle Dienstleistungen – ein absolutes Novum für den Verlag – samt Definitionen für jede einzelne Aktivität, um Vergleiche von RFPs zu erleichtern.

In jeder einzelnen Phase arbeitete Efficio im Rahmen mehrerer Workshops eng mit den wichtigsten Stakeholdern zusammen, um ihnen zu versichern, dass sämtliche Anforderungen erfüllt würden. Um diese Anforderungen möglichst kosteneffizient umzusetzen, stellte Efficio Geschäftsmodelle vor, in deren Rahmen dieselben Anbieter dieselben Dienstleistungen über verschiedene Einheiten hinweg erbrachten. In den meisten Fällen überzeugten die Schlüssigkeit des Geschäftsmodells und die Klarheit der Analyse von Efficio die Stakeholder von den notwendigen Veränderungen. Zudem arbeitete das Efficio-Team hart daran, das nötige Vertrauen in die Verkäufer der jeweiligen Geschäftsmodelle aufzubauen. Im Rahmen der Workshops wurde außerdem über Geschäftseinheiten hinweg Best-Practice-Wissen ausgetauscht und das Teilen von Daten in einem zuvor sehr stark in geschlossenen Silos organisierten Umfeld erleichtert.

Um die geplanten Einsparungen sicherzustellen, entwickelte Efficio auch noch ein Instrument zur Einsparungsnachverfolgung. Ein zentrales Team wurde mit dessen regelmäßiger Analyse betraut, um für die nötige Compliance zu sorgen und die Umsetzung von Einsparungen in Bezug auf das Endergebnis zu überwachen. 

Ergebnisse 

Das Programm erbrachte unmittelbare und handfeste Vorteile, die die Zielvorgaben erreichten und sogar übertrafen:

• 24 % an Kosteneinsparung über alle Warengruppen hinweg
• 6,7 Millionen $ an jährlichen Einsparungen – mehr als der Zielwert der Potenzialanalyse
• Verringerung der Anzahl und Komplexität der Lieferanten um rund 40 %

Diese Einsparungen wurden mit nur sehr geringen Auswirkungen auf die bestehende Lieferkette und gänzlich ohne Störungen des gewohnten Geschäfts umgesetzt – was ein wesentliches Anliegen des Unternehmens war.

Darüber hinaus führte das Programm zu einigen längerfristigen Vorteilen. 

Nun verfügt der Klient über ein neuentdecktes Verständnis der strategischen Bedeutung des Einkaufs, neben einer Reihe an Best-Practice-Instrumenten und -Prozessen, die die Umsetzung weiterer Vorteile möglich machen. In Bezug auf dem Einkauf ergab sich zudem ein neues und unternehmenweites Niveau an Transparenz. Beispielsweise dahingehend wer für welche Produkte und Services zu welchen Tarifen auf welche Lieferanten zurückgreift. Und nicht zuletzt eine völlig neue Bereitschaft, Informationen zu teilen und zu nutzen.

Efficio trug zudem zur Schaffung eines an Silos weit ärmeren Umfeldes und einer kostenbewussteren Kultur innerhalb des Unternehmens bei – und half dem Verlag dadurch, sich besser auf zukünftige Herausforderungen vorzubereiten.