Warum Sie Ihre Einkaufspraktiken nach einer Fusion überprüfen sollten

Nach der Übernahme von Atento durch Bain Capital holte sich das Unternehmen von Efficio Unterstützung, um den Übergang möglichst günstig zu gestalten und Effizienzprobleme anzugehen.

Atento ist der größte Dienstleister in den Bereichen Customer Relationship Management und Outsourcing von Geschäftsprozessen in Lateinamerika. Bain Capital erwarb das Unternehmen im Dezember 2012 von Telefonica. Der Umsatz lag in dem Jahr bei fast 2 Milliarden Euro, das OIBDA bei ca. 230 Millionen Euro. Zum Zeitpunkt der Übernahme hatte das Unternehmen 150.000 Mitarbeiter und 500 Großkunden.

Nach der Übernahme durch Bain Capital wurden zunächst mehrere Gespräche mit Atentos Führungsebene (CTO, CFO, CPO) geführt, um eine Restrukturierung des Unternehmens einzuleiten. Efficio wurde von Atento, von CPO/CTO und von Bain Capital hinzugezogen, um die Transformation zu unterstützen.

Gesteuerter Übergang

Im Rahmen der strukturellen Veränderungen erfolgte eine Prüfung der jährlichen globalen Ausgaben des Unternehmens für Technologie und Facility Management (FM).

Nach der Trennung von Telefonica musste Atento unabhängige Prozesse und Strukturen aufbauen. Mit Efficio als Partner konnte der Übergang günstig gesteuert und das Unternehmen durch Beseitigung ineffizienter Prozesse und Strukturen auf einen neuen Level gebracht werden. Dies umfasste folgende Schritte: 

• Aufbau globaler Strukturen und Verhinderung national oder regional begrenzter Aktivitäten, bei denen es nur wenig Interaktion gibt und Strukturen und Ressourcen dupliziert werden
• Ausnutzung von Synergieeffekten durch Schaffung gemeinsam genutzter Plattformen und technischer Infrastruktur 
• Verankerung systematischer Spezifikationsprüfungen bei IT-Hardware und IT-Dienstleistungen, damit keine Produkte mit übermäßigen Spezifikationen und Preisen eingekauft werden
• Reduzierung des großen Lieferantenstamms für alle FM-Unterwarengruppen – wodurch es beträchtliche Ausgaben für Einmalbedarfe gab; so lagen teilweise intern erbrachte Reinigungs- und Instandhaltungsleistungen über dem Benchmark (Potenzial für Qualitätsverbesserungen)
• Entwicklung eines TCO-Modells (betrachtet die gesamten Anschaffungs- und Betriebskosten) in Zusammenarbeit mit dem CPO und dem CTO, um die vom neuen CTO geleitete IT-Transformation zu unterstützen; das TCO-Modell lieferte einen ganzheitlichen Blick auf die IT-Kosten, einschließlich Personal, der in Business Cases und andere Analysen für das IT-Transformationsprogramm einfloss

Outsourcing vs Inhouse-Bereitstellung

Parallel setzte Efficio ein Einkaufsprogramm um, bei dem mehr als 11 technologiebezogene Warengruppen sowie solche für das Facility Management überarbeitet wurden. Im Hinblick auf das FM bezog Efficio den Markt aktiv mit ein, um die Machbarkeit eines Modells mit vollständigem Outsourcing im Vergleich zu einem Inhouse-Modell zu prüfen.

Schlüsselpunkte des Programms von Efficio waren u.a.:

• Erstellung eines TCO-Kostenmodells, einschließlich Ausgaben pro Land, Lieferant, Unternehmensbereich und Ausgabenart, das anschließend auch vom CTO und vom IT-Team verwendet werden konnte
• Adäquate Einbeziehung des Marktes zur Umsetzung innovativer Lösungen, die auf die speziellen Anforderungen der einzelnen Warengruppen zugeschnitten sind, z.B. Implementierung marktführender Aufzeichnungslösungen in allen Ländern oder Machbarkeitsprüfung einer Thin-Client-Lösung als Ersatz für PCs
• Kaufmännische Begleitung mehrerer einmaliger Einkaufsprozesse, z.B. Erwerb von Ariba (E-Procurement) und Remedy (Service Desk) oder jährliche Einrichtung von Microsoft
• Enge Zusammenarbeit mit dem neuen globalen CPO, um die Beschaffung der relevanten Warengruppen schnellstmöglich und auf globaler Ebene umsetzen zu können und einen neuen globalen Einkauf einzurichten
• Unterstützung der Controller beim Integrieren der erreichten Einsparungen in die lokalen Budgets

Diese Initiativen brachten 2-stellige jährliche Einsparungen und ermöglichten außerdem die Durchsetzung eines anhaltenden Preisdrucks über die gesamte Vertragslaufzeit. Dank höherer Transparenz über tatsächliche Kosten und zukünftigen Bedarf konnten die Einsparungen fortgeschrieben werden.