Transformation des Einkaufsprozesses bei Arkopharma

Nach der Übernahme durch eine Private-Equity-Gesellschaft suchte der Arkopharma-Konzern nach Möglichkeiten, seine externen Ausgaben drastisch zu reduzieren. Man holte Efficio ins Boot, um die Umsetzung ehrgeiziger Einsparziele zu unterstützen und das Einkaufssystem zu optimieren.

Efficio bestimmte zunächst die wichtigsten Verbesserungspotenziale und führte mehrere Einkaufshebel ein, die im bestehenden Einkaufsansatz gefehlt hatten. Wir richteten zudem eine Reihe Einkaufstools und -vorlagen ein, was den Zeit- und Arbeitsaufwand deutlich reduzierte.

Das Projekt im Pharma-Einkauf brachte Kosteneinsparungen in Höhe von 2,1 Millionen Euro – 31 % über der eigentlichen Zielvorgabe von 1,6 Millionen Euro – sowie langfristige Vorteile durch einen einfacheren, schnelleren und effektiveren Einkaufsprozess.

Hintergrund: Pharma-Einkauf

Arkopharma ist ein führendes europäisches Pharmaunternehmen mit Spezialisierung in den Bereichen Phytotherapie, Naturheilmittel und Nahrungsergänzungsmittel. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Frankreich umfasst Tochtergesellschaften in 6 europäischen Ländern und ist in mehr als 60 Ländern weltweit vertreten. Konzernumsatz: über 200 Millionen Euro.

Der Einkaufsprozess bei Arkopharma war durch mangelnde Strukturierung beeinträchtigt. Jede Tochtergesellschaft operierte praktisch in Eigenregie ohne viel Koordination mit der französischen Konzernmutter. Zwar gab es einen spezialisierten Einkauf am Hauptsitz, doch die Warengruppenmanager in den Tochtergesellschaften zogen es zumeist vor, die eigenen Prozesse in der Hand zu behalten. So kam es nur zu geringen Bündelungen von Bedürfnissen und Bedarfen bei ebenso geringer Transparenz über die Einsparungen des Gesamtkonzerns.

Obwohl durch das zentrale Einkaufsteam einige Verbesserungen umgesetzt worden waren, blieben viele Einkaufshebel (wie langfristige Verträge und Mengenrabatte) ungenutzt. Außerdem war der Einkaufsprozess oft zeitaufwändig und umständlich. Durch die mangelnde Kommunikation zwischen dem Einkauf und anderen Teilen des Konzerns wurden viele Gelegenheiten verpasst. Überdies war das Einkaufsteam in einigen zentralen Bereichen mit hohen Ausgaben nur unzureichend eingebunden.

Arkopharma engagierte Efficio, um seinen Pharma-Einkauf zu verbessern bzw. zu verschlanken und dabei seine externen Ausgaben deutlich zu reduzieren. Der erste Schritt war die Aufstellung eines Ausgabenbaums zur Abbildung der Ausgaben auf europäischer Ebene. Dies ermöglichte Efficio die Bestimmung der besten Verbesserungspotenziale und die Priorisierung der Initiativen.

Ansatz

Efficio konzipierte zunächst eine Reihe von Initiativen, um spezielle Hebel zur Verbesserung des bestehenden Einkaufsprozesses ausnutzen zu können, darunter:

• langfristige Lieferantenverträge
• Mengenrabatte
• standortübergreifende Volumenkonsolidierung
• Indexierungsmechanismen

Efficio führte außerdem eine Palette von Tools und Vorlagen zur Steigerung der Effizienz des Einkaufsprozesses ein. So wurde z.B. ein spezielles Preisgestaltungstool entwickelt, das die Preise für einzelne Bestellungen automatisch auf Basis eines Kostenvergleichs verschiedener Lieferanten abruft. Neben der Kostenreduzierung bringt dieses Tool also auch eine deutliche Senkung des Zeit- und Arbeitsaufwands für die Aufgabe von Bestellungen.

Die Umsetzung der Initiativen erfolgte durch gemischte Projektteams aus Mitarbeitern des Klienten und von Efficio, wodurch Qualifikationen und Kenntnisse direkt an die Mitarbeiter von Arkopharma weitergegeben wurden. Die Governance oblag einem Lenkungsausschuss auf Führungsebene, der Vertreter wichtiger Tochtergesellschaften umfasste, was zur Bildung des Verständnisses und der Zustimmung aller Fachbereiche beitrug. Außerdem konnten die Tochtergesellschaften auf diese Weise gute Ideen untereinander teilen. Das Projekt wurde nun eher als gemeinsame Anstrengung statt vom zentralen Team aufgezwungen empfunden.

Ergebnisse

Efficio hat die Erwartungen von Arkopharma übertroffen.

• Die Zielvorgabe für die Kostensenkung von 1,6 Millionen Euro wurde um 50 % übertroffen, wobei in zwei Phasen insgesamt Einsparungen in Höhe von 2,1 Millionen Euro erreicht wurden.
• Der Einkaufsprozess wurde gestrafft und vereinfacht. So wurde beispielsweise das Erfordernis häufiger Ausschreibungen wesentlich reduziert und die Anzahl der Lieferanten drastisch gesenkt.
• Mitarbeiter von Arkopharma wurden in wichtigen Einkaufstechniken und -konzepten geschult.
• Regelmäßige Workshops mit Beteiligung wichtiger Fachbereiche des gesamten Konzerns haben die Kommunikation und Koordination zwischen Einkaufsteam, Tochtergesellschaften und anderen Funktionsbereichen des Konzerns gestärkt. In diesem Zusammenhang wurden Aufgaben- und Kompetenzbereiche zwischen dem zentralen Einkauf und den Tochtergesellschaften klar abgesteckt, was es vorher nicht gegeben hatte.

​Zusätzlich zur Übererfüllung der Zielvorgaben für die sofortige Kostenreduzierung wurde durch das Projekt eine leistungsstarke Einkaufsabteilung geschaffen und so die Grundlage für fortlaufende Verbesserungen gelegt.