Auffrischung des Einkaufs von Thames Water

Efficio unterstützte Thames Water bei der Aufstellung eines neuen Organisationsmodells im Einkauf – eine Kombination aus klassischer Beratung und Outsourcing, die eine hervorragende Rentabilität ermöglichte und den Klienten in die Lage versetzte, seine Unternehmensziele bei Weitem zu übertreffen.

Das Projekt brachte Einsparungen, die mehr als 4-mal über dem ursprünglichen internen Plan von Thames Water lagen (zusätzliche 69 Millionen Pfund), sowie einen ROI von 6:1, bei Vergleich von inkrementellen Kosten und Gewinnen.

Hintergrund

Thames Water, größtes Wasser- und Abwasserunternehmen Großbritanniens, führt das umfangreichste Großprojekt der Branche zur Erneuerung von Infrastruktur durch. Der Anbieter versorgt mehr als 13 Millionen Kunden in London und im Thames Valley und pumpt täglich 5 Milliarden Liter durch ein 140.000 Kilometer langes unterirdisches Leitungsnetz mit über 2.000 Anlagen.

Als reguliertes Versorgungsunternehmen erhält der Klient alle 5 Jahre eine Umsatzvorgabe von der Regulierungsbehörde Ofwat – Kosteneffizienz ist der alles entscheidende Faktor. Bei einer Risikoprüfung des Geschäftsplans für den Fünfjahreszeitraum wurde der Einkauf als Bereich mit signifikantem Risiko identifiziert:

• gestiegener Bedarf an Einkaufsmitarbeitern für zunehmend komplexere Arbeitsfelder, die ein hohes Qualifikationsniveau erfordern
• fehlende Flexibilität des Funktionsbereichs, um auf neue Anforderungen des Unternehmens reagieren zu können
• Frustration durch budgetbedingte Einschränkungen bei der Stellenbesetzung und nur mäßigen Erfolg bei der Gewinnung neuer Mitarbeiter
• systemisches Kündigungsrisiko im bestehenden Team durch hohen Leistungsdruck und begrenzte Aufstiegsmöglichkeiten bei flachen Strukturen

COO und CFO förderten daher ein Projekt zur beschleunigten Einkaufstransformation mit den folgenden Zielen:

• die im Geschäftsplan vorgesehenen Einkaufseinsparungen sicherer machen und übertreffen
• bei Agilität, Qualifikationen und Kapazitäten des Einkaufs einen sofortigen Entwicklungssprung erreichen
• erstklassige Leistungserbringung für die Fachbereiche gewährleisten – mit ausreichender Flexibilität, um ihren Bedürfnissen gerecht zu werden
• eine nachhaltige Lösung finden, die Wissenspflege im Unternehmen sowie eine enge Beziehung zu den internen Kunden ermöglicht

Ansatz

Efficio schlug ein Geschäfts-/Leistungsmodell vor, bei dem das Kliententeam durch flexible Berater verstärkt wurde und die Verantwortung für Mitarbeiter, Linienmanagement und Projekterfolg im Rahmen eines Fünfjahresvertrages auf Efficio überging. Zentrale Schritte zur erfolgreichen Projektumsetzung waren u.a.:

• Transfer von 22 Mitarbeitern des Klienten in ein integriertes Team zusammen mit 19 Beratern von Efficio innerhalb des ersten Monats; dadurch wurde die Umsetzung des Geschäftsplans beschleunigt
• Durchführung einer umfassenden Potenzialanalyse und Neuabstimmung des Geschäftsplans, um alle Anforderungen des Klienten abzudecken und die erfolgreiche Umsetzung der im Angebot aufgeführten Einsparziele sicherzustellen
• Zusammenarbeit in kombinierten Teams mit Mitarbeitern des Klienten während der ersten 6 Monate, um die Projektumsetzung zu beschleunigen, vorhandene Denkmuster in Frage zu stellen und eine nachhaltige praktische Lernerfahrung zur Anreicherung des planmäßigen Trainings zu bieten
• Implementierung einer neuen organisatorischen Struktur und Einstellung fester Mitarbeiter, um das Team in seinen Kernkompetenzen zu stärken
• Verankerung neuer Prozesse für die Einbeziehung von Fachbereichen, um sicherzustellen, dass der Einkauf bereits frühzeitig in die Entwicklung der Unternehmensstrategie eingebunden wird und der Klient Sichtweisen im Unternehmen proaktiv herausfordern und beeinflussen kann

Ergebnisse

Durch seinen Einsatz erreichte Efficio für den Klienten eine Reihe deutlicher Verbesserungen, darunter:

• volle Flexibilität: Verdopplung der Mitarbeiter innerhalb von 5 Wochen durch 19 Berater von Efficio, die dem Team zur Verfügung gestellt wurden
• Einsparungen: lagen über den vereinbarten Zielvorgaben, die bereits mehr als 4-mal über dem ursprünglichen Plan von Thames Water lagen (zusätzliche 69 Millionen Pfund); erfolgreiche Umsetzung durch Verschiebung von Projekten, Einsatz zusätzlicher Berater, Verbesserung von Einkaufs- und Analyseprozessen und -tools
• ROI von 6:1: bei Vergleich von inkrementellen Kosten und Gewinnen sowie Reduzierung der Personalkosten um 29 %
• Qualität: sehr hohe Zufriedenheit des Klienten, durchschnittlich 4,2 von 5 (5 = exzellent) anhand von 230 ausgefüllten Bewertungen für das Projekt
• nachhaltige Lösung: Investition in 14 neue, sehr gut qualifizierte feste Mitarbeiter; die Moral der transferierten Mitarbeiter des Klienten ist ausgezeichnet und es gibt individuelle Trainingspläne und umfassende Unterstützung und Tools, um die Erfüllung der Zielvorgaben sicherzustellen
• stärkere Nachfrage nach Einkaufsleistungen und frühzeitige Einbeziehung des Einkaufs – Ausdehnung des Aufgaben- und Kompetenzbereichs dank Zugang zu hochkarätiger Beratung und durch stärkere Nachfrage seitens der Fachbereiche; der Einkauf wird jetzt frühzeitig in strategische Projekte und in die Geschäftsplanung eingebunden, so dass kaufmännische Fragestellungen bereits frühzeitig bedacht werden können
• interne Kunden im Fokus: Ohne die umfangreiche Verantwortung für das Linienmanagement konnte das verbleibende Führungsteam des Thames Water Einkaufs mehr Zeit auf den Austausch mit den Fachbereichen verwenden
• Investitionen in neue Technologien, z.B. Lösungen für Ausgabenanalyse, Beschaffung, Vertragsmanagement und cloud-basiertes E-Learning, um die Effizienz im Team zu stärken

Im Rahmen des Projektes wurde ein neues Organisationsmodell entworfen – eine Kombination aus klassischer Beratung und Outsourcing. Es bietet dem Klienten völlige Flexibilität beim Einsatz von Arbeitskräften mit unbeschränktem Zugang zu bewährten, hochkarätigen Beratern, deren Kosten komplett durch die von ihnen erreichten Einsparungen abgedeckt sind. Durch Übernahme der Führung der Mitarbeiter des Klienten konnten wir sicherstellen, dass Veränderungen schneller vorangetrieben und Mitarbeiterqualifikationen nachhaltig weiterentwickelt werden. Das neue Modell ist auch für die transferierten Mitarbeiter eine positive Erfahrung, da sie durch Nutzung der umfangreichen Trainingssuite von Efficio in den Genuss erstklassiger Weiterbildung kommen.