4 Tipps von Hitachi Rail Europe zum Aufbau eines effektiven Einkaufs

Jamie Foster von Hitachi Rail Europe gibt Tipps zum Aufbau einer neuen effektiven Einkaufsabteilung.

Der Aufbau einer komplett neuen Einkaufsabteilung bei fortlaufender Umsetzung anspruchsvoller Projekte und Förderung des Unternehmenswachstums ist kein leichtes Unterfangen. Als Jamie Foster 2012 als Procurement Director zu Hitachi Rail Europe kam, erhielt er den Auftrag zum Aufbau einer Einkaufsabteilung, parallel zur Beteiligung an Ausschreibungen für Bau, Modernisierung und Instandhaltung von Zügen.

Efficio war von Anfang an als Partner an Fosters Seite und half bei der Erstellung eines umfassenden Plans für das Lieferantenmanagement. Fosters wichtigste Erfahrungen:

1. Sie brauchen eine klare Vision und müssen von Anfang an verlässliche Verfahrensweisen festlegen.

Zu einer Zeit, da sich viele Einkaufsleiter mit der Veränderung ihrer bestehenden Systeme abmühen, mag es wie ein Luxus erscheinen, ganz bei Null beginnen zu können. Dennoch, da lässt Foster keine Zweifel offen, bringe dies ganz eigene Schwierigkeiten mit sich.

„Es ging dabei ganz klassisch darum, ‚einen Stein auf den anderen zu setzen‛: Einrichtung eines Purchase-to-Pay-Systems, Umsetzung des Warengruppenmanagements, Besetzung aller Stellen mit fähigen Mitarbeitern, Festlegung der Baseline-KPIs und der Verfahrensweisen für den Geschäftsablauf‟, so Foster.

„Der Wunsch, die allerbeste Einkaufsabteilung aufzubauen, ist nur natürlich, macht aber nur im richtigen Kontext wirklich Sinn. An welchem Punkt der Evolutionskurve befindet sich Ihr Unternehmen? Brechen Sie das herunter auf die Elemente, die zu diesem Zeitpunkt benötigt werden. Wenn sich das Unternehmen weiterentwickelt, dann entwickeln Sie sich mit ihm. Es muss Ihnen klar sein, dass Sie ein Teil dieser Reise sind‟, so Foster.

2. Das Lieferantenmanagement ist der Schlüssel zur Entlastung des Einkaufs.  

Der Einkauf muss alles für den Bau von Zügen und für die von Hitachi in Großbritannien benötigte Infrastruktur beschaffen. Bei einem schnell wachsenden Unternehmen und einer vollbeschäftigten Einkaufsabteilung ist laut Foster eine der größten Herausforderungen der Umgang mit dem gelegentlichen ‚Alles oder Nichts‛ von Timing-Problemen, wenn es um die Unterzeichnung größerer neuer Verträge vor oder nach Abwicklung bestehender Bestellungen geht.

Abhilfe gegen dieses Auf und Ab bietet ein gutes Lieferantenmanagement. Der Einkauf weiß, welche Lieferanten Produkte schnell in den Betrieb bringen können. Foster stellt dabei Fragen wie: „Weiß der Lieferant, wie wir arbeiten? Wissen wir, wie der Lieferant arbeitet? Ist dieses Unternehmen im Hinblick auf Ressourcen eine Belastung für uns oder ist es eigenständig? All diese Dinge können uns helfen, Wege zu finden, die Auswirkungen auf uns als Einkaufsabteilung zu verringern.‟

„Hitachi Rail Europe ist ein relativ neuer Akteur, der noch keine lange Erfahrung im Umgang mit diesen Lieferanten hat‟, sagt Foster. Er sieht seine größte strategische Herausforderung darin, „ausreichend verlässliche Prozesse für Lieferantenauswahl und Lieferantenmanagement zu haben, die gewährleisten, dass im Rahmen langlebiger Beziehungen sowohl unsere als auch die Erwartungen der Lieferanten erfüllt werden.‟

„Der Aufbau einer nachhaltigen Lieferkette auf dem richtigen Fundament ist äußerst wichtig für uns.

3. Der Einkauf sollte die Form, Kultur und Werte Ihres Unternehmens wahren.

Hitachi hat als japanisches Unternehmen eine spezifische kulturelle Identität. „Das erlaubt uns eine pragmatische Weltsicht‟, so Foster. „Das spiegelt sich u.a. in unseren Prioritäten bei der Lieferantenauswahl wider – Qualität des Lieferanten, Interaktion, Beziehung, allgemeine Herangehensweise. Wir haben uns sehr darum bemüht, unsere eigene Form, Kultur und Werte im Umgang mit dem Lieferantenstamm zu finden und auch umzusetzen. Wir stellen sicher, dass wir dem bei der Klärung von Fragen und Problemen auch besondere Bedeutung beimessen.‟

Gute Beziehungen in Unternehmen haben hohe Bedeutung. Es kommt im Investitionsgütergeschäft nicht selten vor, dass das Projektmanagementteam im Kontakt mit dem Lieferantenstamm die erste Geige spielt. Bei Hitachi Rail Europe liegt die Beziehung zu den Hauptlieferanten in der Verantwortung des Einkaufs. „Wir treten als Projektmanager der Beziehung auf. Für die operativen Mitarbeiter ist diese Struktur in Ordnung, doch sie beobachten uns genau, um sicherzugehen, dass wir Versprechungen auch einhalten.‟

4. Der Einkauf trifft keine Entscheidungen, er ermöglicht Entscheidungen.

Die Überzeugung, dass der Einkauf keine Entscheidungen trifft, sondern sie ermöglicht, ist bei dieser Art Struktur ein zentraler Erfolgsfaktor, wie Foster erläutert. „Wir haben sicherzuzustellen, dass das Unternehmen alle erforderlichen Informationen bekommt, um eine fundierte und bewusste Entscheidung treffen zu können. Diese Entscheidung fällt manchmal anders aus als wir es gern hätten. Aber wenn wir belastbare und verlässliche Daten zur Verfügung stellen, ist unsere Arbeit getan, nämlich dem Unternehmen die Entscheidungsfindung zu ermöglichen. Welche Entscheidung das sein sollte, wird nicht von uns diktiert.‟

Mit Blick nach vorn ist das Ziel einfach: weiter erfolgreich dazu beitragen, dass Hitachi Rail Europe seine Wachstumserwartungen erfüllen kann. „Es ist ein ehrgeiziges Unternehmen‟, sagt Foster, „und es wird nicht stehen bleiben. Für den Einkauf geht es darum, dem Unternehmen nicht zu weit vorauszugehen und sicherzustellen, dass wir genug Struktur und Agilität besitzen, uns mit ihm zu bewegen und mit ihm zu wachsen.‟