Checkliste zur Kostensenkung Teil 2: Einkaufstransformation

Um den gegenwärtigen Reifegrad vor dem Hintergrund des Standardbezugssystems der Einkaufsorganisation hinsichtlich Strategie, Organisation und Mitarbeiter, Kernkompetenzen und Ermöglicher präzise zu beurteilen, kommen Sie um die Beantwortung einer Reihe von Fragen zu jedem einzelnen Einflussfaktor nicht herum.

Es ist wichtig, das Zielergebnis und den Endzustand in klaren Aussagen zu definieren, um die Ambition und Begründungen allen relevanten Stakeholdern, dem Einkauf und dem Management zu verdeutlichen. Dadurch wird die nötige Zustimmung und die gemeinsame Identifizierung der Ziele gewährleistet. An dieser Stelle kann ein Überblick über die existierenden Alternativen und bewährten Praktiken anderer Unternehmen und Sektoren für Ausgewogenheit und Perspektive in der Beurteilung und hinsichtlich der jeweiligen Antworten sorgen.

Strategie 

• Stimmt die Einkaufsorganisation mit der Mission und der Vision der Organisation überein und erlaubt ihre Positionierung und Ausrichtung das Erreichen der nötigen Wertschöpfung?
• Sind sämtliche Elemente einer funktionierenden und zielgerichteten Einkaufsorganisation bekannt und werden diese entsprechend in Betracht gezogen?
• Werden wir von unseren Kunden intern und extern als attraktives Wertangebot gesehen?
• Sitzt der Einkauf mit am Vorstandstisch oder gilt er lediglich als Erweiterung des Kostenmanagements?

Organisation und Mitarbeiter 

• Ist unsere Einkaufsstruktur zukunfts- und wachstumsbeständig und auch wirklich auf die wirtschaftlichen Erforderlichkeiten ausgerichtet? 
• Sind wir uns über die für uns wesentlichen bzw. unwesentlichen Aspekte im Klaren - welche Tätigkeiten sollten intern und welche können auch extern erfolgen?

Kernkompetenzen 

• Erfolgen Kaufentscheidungen faktenbasiert und verfügen die wichtigsten Ausgabenbereiche über eine eindeutige Maßnahmenpipeline samt messbaren Verbesserungen bei Kosten und Service?
• Sind unser Verständnis vom und unser Umgang mit Vertrags- und Lieferantenmanagement gut genug? Verwenden wir die richtigen Kennzahlen, um die Einkaufsleistung zu messen?
• Werden wir vom breiteren Geschäftsumfeld als ernstzunehmender Partner anerkannt? Sorgen unsere Verfahren für echten Mehrwert oder lediglich für Verwaltungsaufwand? 

Wesentliche Einflussfaktoren 

• Wissen wir genau, ob alle Aspekte des nahtlosen Einkaufs durch zweckdienliche Tools und Technologie ermöglicht werden?
• Herrscht Klarheit hinsichtlich der Funktionsweise unserer Einkaufssysteme und -technologie und basieren tragfähige Entscheidungen auf Datentransparenz?
• Sind wir in der Lage, die Risiken innerhalb der Lieferkette zu managen, und gleichzeitig proaktiv auf behördliche, Compliance- sowie Nachhaltigkeitsanforderungen zu reagieren?