Pharma und Gesundheitswesen: Vermeiden Sie Panikkäufe durch einen klugen Umgang mit Safety Stocks

Jüngste Ereignisse wie die COVID-19-Pandemie und der Russland-Ukraine-Krieg haben die Vorhersehbarkeit der Versorgung gestört und die Lieferzeiten für verschiedene pharmabezogene Produkte - von Wirkstoffen bis zu Laborbedarf - verlängert. Dies hat Panikkäufe ausgelöst, die zu überschüssigen Safety Stocks führen, die sich negativ auf das Working Capital auswirken und den Druck auf die Lieferketten erhöhen.

Wie können Einkaufsteams der Pharmaindustrie Safety Stocks (Sicherheitsvorräte) am besten nutzen, ohne einen Dominoeffekt negativer Folgen auszulösen?

Die Hauptursachen, die die Pharmaindustrie derzeit vor Herausforderungen stellen, sind:

• Lieferkettenengpässe: Die Verknappung von Pharma-Rohstoffen hat die Lieferketten weiter verschärft, wobei für 2022 ein Preisanstieg von 5-10 % bei Produkten wie Chemikalien - insbesondere auf Alkoholbasis - und Wirkstoffen erwartet wird (The Smart Cube, 2022).
• Erhöhte Frachtkosten: Die steigende Nachfrage nach Containerschiffen in Verbindung mit einem Mangel an Schiffscontainern dürfte die Frachtraten kurzfristig hochhalten. Pharmaunternehmen, darunter GSK, Bayer und J&J, haben aufgrund des Inflationsdrucks und der unbeständigen globalen Lieferketten einen Anstieg der Logistikkosten zu verzeichnen (The Smart Cube, 2022).
• Erhöhtes Risiko aufgrund der geografischen Lage der Lieferanten: Im Zuge der Globalisierung gibt es keine Beschränkungen mehr in Bezug auf den Standort, an dem Waren eingekau Rohstoffe bezogen und Produkte hergestellt werden. Dies ist jedoch angesichts neuerer Beschränkungen nicht mehr der Fall. So führte beispielsweise Chinas Null-COVID-Politik zu Hafenüberlastungen und Fabrikschließungen.

Sicherheitsvorräte sind die erste Wahl für Lieferkettenspezialisten in Zeiten unbeständiger Nachfrage und Angebotsschwankungen. Doch sie sind nicht immer die Lösung. Wie können Einkäufer in der Pharmaindustrie das richtige Gleichgewicht zwischen Stock-Out und Überbeständen finden?

Safety Stocks: ein zweischneidiges Schwert

Pharmaunternehmen haben in den letzten zwei Jahren ihre Safety Stocks aufgestockt, um sich gegen die manchmal realen und manchmal psychologischen Risiken einer Unterbrechung der Produktionskontinuität oder eines Lieferengpasses abzusichern.

Dies ist mit Kosten verbunden. Ein plötzlicher Bedarf an zusätzlichen Vorräten kann nur durch plötzliche Zusatzbestellungen bei den Lieferanten erfüllt werden, was häufig zu Störungen in der Planung der Lieferanten und der Lieferketten führt. Dieses auch als "Bullwhip-Effekt" bekannte Phänomen ist ein Risiko, mit dem Einkaufsteams konfrontiert werden, wenn sie versuchen, ihr Unternehmen zu schützen. Überhöhte Bestände schaden auch dem Working Capital.

Die Erhöhung der Sicherheitsvorräte auf der Grundlage eines konkreten Bedarfs und eines kalkulierten Risikos kann den Unterschied zwischen dem Überleben und dem Untergang Ihres Unternehmens ausmachen. Andererseits hat das Aufblähen der Safety Stocks auf der Grundlage einer unkalkulierten Risikowahrnehmung in der Lieferkette einen anderen Namen: Panikkäufe.

Wie berechnen Sie die richtige Höhe der Safety Stocks?

In der Pharmaindustrie wie auch in vielen anderen Branchen werden Safety Stocks in Abhängigkeit von drei Faktoren gemessen: gewünschter Servicelevel, Nachfrage und Vorlaufzeit.

Der Servicelevel beantwortet die Frage: "Wie viele von 100 Aufträgen wollen wir erfüllen?" Die Antwort sollte, sofern sie nicht durch einen Strategiewechsel ausgelöst wird, nicht durch äußere Ereignisse beeinflusst werden und stets die Gleiche bleiben. Daher sollten Bedenken hinsichtlich des Servicelevels kein Grund sein, in unsicheren Zeiten die Sicherheitsvorräte zu erhöhen.

Die Nachfrage kann heikel sein. Es stimmt, dass in Krisenzeiten die Nachfrage nach bestimmten Waren und Dienstleistungen sprunghaft ansteigt. Die wichtige Frage lautet jedoch: "Hat sich die Nachfrage mittelfristig wirklich verändert, oder wird sie am Ende wieder so sein wie vorher?" Ein aussagekräftiges Beispiel ist das Verschwinden von Toilettenpapier aus den Supermarktregalen im März 2020 - kurzfristig stieg die Nachfrage, aber langfristig wird der Toilettenpapierverbrauch im Allgemeinen nicht steigen. Ebenso folgt die Nachfrage nach Pharmaprodukten einer Normalverteilung  (Candan, 2016) und ist daher mittelfristig (d. h. über 12 Monate) in der Regel stabil. Die Nachfrage ist daher oft kein zwingender Grund für eine Erhöhung der Sicherheitsvorräte.

Die Vorlaufzeit ist der Faktor, der sich in der pharmazeutischen Lieferkette am stärksten verändert. Wenn ein Unternehmen keine längeren Vorlaufzeiten zu verzeichnen hat, besteht keine Notwendigkeit, die Sicherheitsvorräte zu erhöhen. Wenn ein Unternehmen mit längeren Vorlaufzeiten konfrontiert ist, ist es richtig, Maßnahmen zu ergreifen - allerdings muss dies in einem angemessenen Verhältnis zur Störung geschehen.

Wie Sie Vorlaufzeitänderungen in der Lieferkette bewältigen

1. Sprechen Sie mit Ihren Lieferanten. Eine regelmäßige Materialplanung mit Ihren Lieferanten ist entscheidend für die kontinuierliche Überwachung Ihrer Produktionskapazitäten und der Liefertreue der Einsatzmaterialien. Außerdem können Sie so proaktiv Probleme erkennen und lösen.
2. Einsatz von Spitzentechnologie. Lösungen wie digitale Planungstools verbessern die tägliche Entscheidungsfindung und die Transparenz der Vorlaufzeiten und ermöglichen eine stärkere und widerstandsfähigere Lieferkette (VanRooyen, 2022). 

Ein Klient von Efficio aus der Pharmabranche hat kürzlich ein Control-Tower-Tool entwickelt, das eine 12-Monats-Prognose über die zu erwartenden Engpässe bei kritischen Komponenten liefert. Dies wurde durch die Zusammenstellung der Produktionsplanungsinformationen seiner Tier-1- und Tier-2-Lieferanten erreicht. Dies ist ein perfektes Beispiel dafür, wie gute Beziehungen zu den Lieferanten - die sich in der Verfügbarkeit detaillierter Daten niederschlagen - in Kombination mit modernster Technologie Einkaufsteams mit entscheidenden Informationen ausstatten können.

Einkaufsteams in der Pharmaindustrie können sich auch daran orientieren, was in anderen Branchen mit ähnlichen Anforderungen an die Lieferkette getan wird, z. B. kontrollierte Temperaturanforderungen oder die Verderblichkeit von Rohstoffen. Ein großes europäisches Lebensmittelunternehmen hat ein strategisches Entscheidungstool entwickelt, mit dem sich Lagerartikel nach Nachfrageschwankungen und Auswirkungen auf den Umsatz segmentieren lassen. Diese Klassifizierung fließt automatisch in die Berechnung der Safety Stocks pro Artikel und pro Lager ein. Darüber hinaus ermittelt das Tool Möglichkeiten für interne Umlagerungen zwischen Lagern auf dem ganzen Kontinent, um die Verfügbarkeit von Produkten mit Über- oder Unterbeständen  anzupassen. All dies geschieht unter Berücksichtigung des Standorts, der Haltbarkeitsdauer und der virtuellen Kosten im Zusammenhang mit der Über- oder Unterbevorratung  des Artikels - ein weiteres Beispiel dafür, wie Technologie uns helfen kann, Tausende von Artikeln erfolgreich zu verwalten.

Ein Weg zur Verwaltung der Safety Stocks

Safety Stocks gibt es nicht ohne Grund, und sie müssen im Falle eines Risikos zu Sicherheitszwecken verwendet werden. Gleichzeitig dürfen Änderungen der Höhe der Sicherheitsvorräte nicht durch eine allgemeine Risikowahrnehmung bestimmt sein.

Einkaufsorganisationen müssen bei der Berechnung von Safety Stocks eine "nur um sicher zu gehen"-Mentalität vermeiden und ihre Entscheidungen stattdessen mit Fakten und Zahlen untermauern. Technologie, die auf soliden, vertrauensvollen Beziehungen zu den Lieferanten aufbaut, ist in der Regel die effektivste Lösung, um diese Fakten und Zahlen zu erhalten.

Wir haben viel Erfahrung mit Klienten aus der Pharma- und Gesundheitsbranche. Wenn Sie den Entwicklungsweg Ihrer Einkaufsfunktion und die damit verbundenen Möglichkeiten zur Wertschöpfung und Kostensenkung erkunden möchten, wenden Sie sich bitte an unsere Experten.