Strategisch, taktisch oder Negotiation Factory: Der richtige Ansatz für Ihre Verhandlung

Die Covid-19-Pandemie, Handelsbeschränkungen und der Ukraine-Krieg haben weitreichende Auswirkungen auf Lieferketten. Neben Materialengpässen sind Preiserhöhungen das Thema der Stunde. Es ist davon auszugehen, dass viele Lieferanten höhere Gas- und Stromkosten frühzeitig und „großzügig“ auf Rohstoffe, Vorprodukte, Waren und Dienstleistungen aufschlagen möchten. Das heißt aber keineswegs, dass der Einkauf in jedem Fall höhere Lieferkosten akzeptieren muss. Ob und in welcher Höhe Preiserhöhungen vertretbar sind, oder womöglich auch Preisnachlässe möglich sind, muss verhandelt werden. Damit Forderungen an Lieferanten durchgesetzt werden können, braucht es hierzu den richtigen Verhandlungsrahmen.

Welche Verhandlungen sind wann zielführend?  

In einer Reihe von Artikeln stellen wir verschiedene Verhandlungsarten vor und beleuchten, wann diese die optimalen Ergebnisse liefern. Vom Einzelhandel kennt man beispielsweise die – oft rauen – Verhandlungen im Herbst, bei denen die Konditionen für das kommende Jahr festgezurrt werden. Ein solcher regelmäßiger Turnus muss anders angegangen werden als einmalige Gespräche im Rahmen eines RfP-Prozesses oder als strategische Verhandlungen für Warengruppen. Wiederum unterschiedlich sind Verhandlungen mit dem Ziel von kurzfristigen Einsparungen, wenn sich etwa zum Jahresende Budget-Lücken abzeichnen, die mit kurzfristigen Eingeständnissen geschlossen werden sollen. Alle Formen müssen gut vorbereitet werden, aber den individuellen Anforderungen entsprechen.

Verhandlungen für kurzfristige Einsparungen 

Bleiben Sie gelassen! Auch wenn angesichts der zuletzt hohen Inflationsraten das Preisgefüge ruckelt, nicht alles wird teurer. Knappheitszuschläge können mit steigendem Angebot wegfallen, auch eine sinkende Nachfrage dürfte in einigen Bereichen dazu führen, dass der Preisdruck nachlässt. Um auf kurzfristig veränderte Marktbedingungen schnell zu reagieren, eignen sich taktische Verhandlungen. Besonders hilfreich hierbei können sich relevante Benchmarks erweisen, die den Einkäufer schnell in die Lage versetzen, das Preisniveau sowie den Verhandlungsspielraum auszuloten. 

Dazu haben wir einen Ansatz entwickelt, mit dem sich bereits nach 4 Wochen bei ausgewählten Lieferanten Einsparungen realisieren lassen. Zur Vorbereitung der mit dem Lieferanten neu angesetzten Verhandlung werden sowohl intern als auch extern Ideen geniert. Wir bringen hierzu eine Liste mit über 500 Einsparungsideen und relevanten Benchmarks mit. Dieser Ansatz eignet sich auch hervorragend zur Abwehr von derzeit allgegenwärtigen, überhöhten Preiserhöhungen. 

Erfahren Sie weitere Details und Beispiele in unseren Artikel „Generieren Sie kurzfristige Einsparungen in 3 Schritten“.

Negotiation Factory 

Eine weitere Möglichkeit, durch Verhandlungen kurzfristige Einsparungen zu realisieren, sind sogenannte „Negotiation Factories“. Diese eignet sich auch für mehrere Produkte oder Warengruppen. Der Einkauf bringt hier verschiedene Lieferanten im Rahmen einer strukturierten mehrtägigen Verhandlung zusammen, um so eine besondere Atmosphäre von Wettbewerb und Zeitdruck zu schaffen. Dabei geht es nicht darum, Anbieter „auszupressen“, sondern um auf kooperative Weise kurzfristige Kostensenkungen auszuloten.  

Da die eigentliche Verhandlung auf wenige Stunden/Tagen gebündelt ist, hängt der Erfolg von einer genauen und intensiven Vorbereitung ab. Wir bieten hier Unterstützung bei der Planung, Konzeption und Leitung der Negotiation Factory an.

Dazu zählen unter anderen:  

• Sammeln und Analysieren von Daten, um Transparenz bei Ausgaben und Preisen herzustellen
• Erstellung von Lieferantenprofilen und Auswahl des strategisch besten Lieferantenmixes für die Veranstaltung
• Entwicklung einer maßgeschneiderten Verhandlungsstrategie und -taktik, einschließlich Vorauskalkulierung der Taktik der Lieferanten
• Festlegung der Methoden zur Nachverfolgung und Messung von Einsparungen
• Unterstützung der Verhandlungsführer während der Veranstaltung etwa mit Datenanalysen in Echtzeit (Aufbau eines War Rooms)

Mit dieser Methode konnten wir für einen führenden Verkehrsmittelhersteller Einsparungen von 20 Millionen Euro in 3 Tagen erzielen.

Strategische Verhandlungen 

Während bei den eher kurzfristigen, taktischen Verhandlungen der Preis im Fokus steht, schließen strategische Verhandlungen die Definition von Bedarf und Spezifikationen ein. Neben schnellen Einsparungen soll eine Struktur für nachhaltige Kostensenkungen – etwa durch eine Warengruppenstrategie – implementiert werden. Hier liegt der Zeitrahmen – je nach Warengruppe – bei rund 6 Monaten. 

Die Vorbereitung auf strategische Lieferantengespräche setzt eine genaue Beschreibung der Ist-Situation voraus. Hier ist der neutrale Blick von externen Experten hilfreich, um Verschwendungen aufzudecken, das Notwendige neu zu definieren und gegebenenfalls Alternativen zu erarbeiten. Hinzu kommen Marktrecherchen und gegebenenfalls Pilot-Ausschreibungen im Vorfeld, um mit realistischen Forderungen und Benchmarks in die Verhandlungen zu gehen.  

Wie Sie sich am besten auf strategische Verhandlungen vorbereiten, erfahren Sie in „Strategische Verhandlungen – Die Checkliste für Ihre Vorbereitung“.

Aspekte der Spieltheorie

Auch können Elemente der Spieltheorie in die Planung der Verhandlungen einbezogen werden. Das ist vor allem bei großen Investitionsvorhaben hilfreich. Hier wird bereits im Vorfeld antizipiert, wie das eigene Verhalten vom erwarteten Verhalten des Gegenübers beeinflusst wird. Darauf aufbauend kann der Einkauf den Rahmen für die Verhandlung so gestalten, dass ein systematischer Vorteil entsteht.

Auch hier gilt: Die ausgewählten strategischen Lieferanten werden – soweit es geht –mit ins Boot genommen, mit dem Ziel einer langfristigen und fairen Partnerschaft. Eine solche strategische Neuausrichtung erfordert in der Regel mehrere Verhandlungsrunden und Evaluierungen.